Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Aydınlatma Metni

Bu politika Veri Sorumlusu sıfatıyla Uğur Koçak Otomotiv Ltd. Şti. / Uğur Koçak Treyler Ltd. Şti.’nin tedarikçi, ziyaretçi, müşteri ile web sitesi (https://ugurgaleri.net/) kullanıcıları gibi kişisel verilerini işlediği gerçek kişiler tarafından bilinmesi gerekli olan kişisel verilerin işlenmesine yönelik ilkelerinin neler olduğunu açıklamaktadır.

I.Tanımlar

Bu politika kapsamında;

Uğur Koçak Otomotiv / Treyler: Sitenin sahibi olan Uğur Koçak Otomotiv Ltd. Şti. / Uğur Koçak Treyler Ltd. Şti.’yi,

İlgili kişi/gerçek kişi: Kişisel veri sahibini,

Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,

Site: http://www.ugurgaleri.net/ adresinde yer alan web sitesini,

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,

5651 Sayılı Kanun: İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanunu,

6698 Sayılı Kanun/KVKK: Kişisel Verilerin Korunması Kanununu, ifade eder.

II. Kişisel Verilerinizin Elde Edilmesi ve İşlenmesi

1.Web Sitesi Kullanıcılarının (Çevrimiçi ziyaretçi) ve WIFI Hizmeti Kullanıcılarının Kişisel Verilerinin İşlenmesi

1.1. Web Sitesi Kullanıcılarının (Çevrimiçi ziyaretçi) Kişisel Verilerinin İşlenmesi

Siteyi kullanan kullanıcılar talep ve önerilerde bulunmak amacıyla ad, soyad, e-posta, mesaj, telefon ve formun konusu şeklindeki bilgileri https://www.ugurgaleri.net/iletisim.html linkinde yer alan formu doldurarak iletebilirler.

Kullanıcılar paylaştıkları bu kişisel verileri Site tamamen kendi iradeleri ile paylaştıklarını kabul ederler. Bu kişisel veriler, sadece kullanıcılar tarafından yöneltilen talep ve önerilerin değerlendirmesi amacıyla işlenecektir.

Bunun yanı sıra Web Sitesini ziyaret eden kullanıcılara ait IP adresi, verilen hizmetin başlama ve bitiş zamanı, yararlanılan hizmetin türü, aktarılan veri miktarı ve varsa abone kimlik bilgilerinden oluşan “trafik bilgileri”, 5651 Sayılı Kanun uyarınca işlenmektedir.

1.2. WIFI Hizmeti Kullanıcılarının Kişisel Verilerinin İşlenmesi

Uğur Koçak Otomotiv Ltd. Şti. / Uğur Koçak Treyler Ltd. Şti. fiziksel olarak Uğur Galeri yerleşkesini ziyaret eden ve WIFI kullanmak isteyen ziyaretçilerinden, bu hizmeti sunmak ve 5651 sayılı kanun ve ilgili İkincil mevzuatına uymak amacıyla; cep telefonu numarası ve trafik bilgilerini işlemektedir.

2. Tedarikçilerin Kişisel Verilerinin İşlenmesi:

Uğur Koçak Otomotiv Ltd. Şti. / Uğur Koçak Treyler Ltd. Şti. ürün, hizmet veya mal tedarik süreçlerinin takibi ve icrası amacıyla gerçek kişi tedarikçi, tedarikçi çalışanı ve/veya tedarikçi yetkilisine ait kişisel verileri işlemektedir.

2.1. Tedarik süreçlerinde işlenen kişisel veriler

Uğur Koçak Otomotiv Ltd. Şti. / Uğur Koçak Treyler Ltd. Şti. tedarik süreçleri kapsamında aşağıdaki kişisel verileri işlemektedir:

Gerçek kişi tedarikçiye ilişkin olarak ad, soyad, TC kimlik numarası gibi kimlik bilgileri; banka bilgileri gibi finansal bilgiler; adres, e-posta, cep telefonu gibi iletişim bilgileri,
Tedarikçi yetkilisine ilişkin olarak ad, soyad, TC kimlik numarası gibi kimlik bilgileri, fotoğraf; vekaletname/sirküler gibi belgelerde yer alan imza gibi özel nitelikli kişisel veriler; adres, e-posta, cep telefonu gibi iletişim bilgileri,
Tedarikçi çalışanına ilişkin olarak ad, soyad, TC kimlik numarası gibi kimlik bilgileri; SGK bordrosu, İSG evrakı gibi özlük bilgileri; sağlık raporu, adli sicil kaydı gibi özel nitelikli kişisel veriler; eğitim durumu, sertifikalar gibi eğitim/mesleki deneyim ve tecrübe bilgileri; banka bilgileri gibi finansal bilgiler; adres, e-posta, cep telefonu gibi iletişim bilgileri.

2.2. Tedarik Süreçlerinde Kişisel Veri İşleme Amacı

İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, SGK, İş Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu gibi mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
Mal, ürün veya hizmet tedarikine ilişkin sözleşme süreçlerinin takibi ve icrası,
Kurumsal şirket kurallarına uyumun sağlanması.

2.3. Tedarikçiye ait Kişisel Verilerin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri

Bu kişisel veriler;

Tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı veya gerçek kişi tedarikçinin kendisi,
Sirküler/Vekaletname gibi belgeler,
E-posta, telefon, web sitesi gibi iletişim kanalları,
Sözleşme,
Referans Kontrol Formu

ile toplanmakta ve işlenmektedir.

2.4. Tedarikçi Yetkilisi, Tedarikçi Çalışanı veya Gerçek Kişi Tedarikçinin Kişisel Verilerine İlişkin Hakları

KVKK’den kaynaklanan haklarını kullanmak isteyen tedarikçi yetkilisi, tedarikçi çalışanı veya gerçek kişi tedarikçinin bu politikada açıklanan usul ve esaslar kapsamında Uğur Koçak Otomotiv / Treyler‘e başvurabilirler.

2.5. Tedarikçi Yetkilisi, Tedarikçi Çalışanı veya Gerçek Kişi Tedarikçinin Kişisel Verilerinin Güvenliği

Kişisel verilerin güvenliği hakkında detaylı bilgi bu dokümanın kişisel verilerin güvenliğine ilişkin bölümünde yer almaktadır.

3. Fiziksel Ziyaretçilerin Kişisel Verilerin İşlenmesi

3.1. Uğur Galeri yerleşkesini fiziksel olarak ziyaret eden gerçek kişilerin işlenen kişisel verileri

Uğur Koçak Otomotiv Ltd.Şti./ Uğur Koçak Treyler Ltd.Şti. Uğur Galeri yerleşkesini ziyaret eden gerçek kişilerin;

Kimlik bilgileri (TC kimlik belgesi, ehliyet, pasaport, avukat kimliği gibi),
Ziyaret edeceği kişi bilgisi,
Ziyaretçi giriş ve çıkış saati,
Araç marka ve plakası,
Hangi firmadan geldiği,
Sesli ve görüntülü kaydı,

şeklindeki kişisel verileri/özel nitelikli kişisel verileri işlemektedir. Uğur Koçak Otomotiv Ltd.Şti./ Uğur Koçak Treyler Ltd.Şti. çalışan ve ziyaretçilerinin güvenliğini sağlamak amacıyla bina içi ve dışında kameralar ile sesli ve görüntülü kayıt alınmaktadır. Ziyaretçilere kamera ile kayıt yapıldığına ilişkin bilgilendirmeler bina içerisinde yapılmaktadır.

3.2. Ziyaretçilerin Kişisel Verilerinin İşlenme Amacı

Uğur Koçak Otomotiv Ltd.Şti./ Uğur Koçak Treyler Ltd.Şti. Uğur Galeri yerleşkesini ziyaret eden kişilerin kişisel verilerini aşağıdaki amaçlarla işlemektedir:

Mekan Güvenliğinin Sağlanması
Tabi olunan mevzuat uyarınca kimlik bilgi ve belgelerini almak,
Ziyaretçi giriş kartı vermek ve ziyaretçi numarası oluşturmak,
Ziyaret giriş çıkış saatlerinin kaydını tutmak,
Silahla gelen ziyaretçiler için silah teslim tutanağı oluşturmak,
Ziyaretçi kartı ile birlikte binanın iç ve dış krokisini ve gerekli güvenlik bilgilerini paylaşmak.
Acil durum yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası (terör, yangın),
Binaya gelen kişi/ürünlerin güvenlik taramalarının gerçekleştirmek,
Suç ya da hukuka aykırılık durumunda kolluk kuvvetine haber vermek.

3.3. Ziyaretçilere ait Kişisel Verilerin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri

Ziyaretçinin kendisine ait resmi kimlik belgeleri (TC kimlik, ehliyet, pasaport, avukat kimlik kartı gibi)
Kamera sistemi ile alınan sesli ve görüntülü kayıtları ile kişisel veriler işlenmektedir.

3.4. Ziyaretçilerin Kişisel Verilerinin Güvenliğinin Sağlanması ve Kişisel Veri Paylaşımı

Ziyaretçilere ait gerek kimlik bilgileri gerek kamera sistemi kayıtları sadece yetkili kişilerin erişimine açık olan sistemlerde muhafaza edilmektedir. Bu kişisel veriler talep halinde, verileri talep etmeye hukuken yetkili olan kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılabilmektedir. 4. Sosyal Sorumluluk Projesi Katılımcılarının Kişisel Verilerinin İşlenmesi

4.1. Uğur Koçak Otomotiv Ltd.Şti./ Uğur Koçak Treyler Ltd.Şti.’in organize ettiği sosyal sorumluluk projelerinde, proje ortağı ve proje katılımcılarının (gönüllü çalışan, veli, öğrenci gibi) işlenen kişisel verileri aşağıdaki gibidir:

Kimlik bilgileri
İletişim bilgisi
Eğitim bilgileri
Finansal Bilgi

4.2. Proje Ortağı ve Proje Katılımcılarının Kişisel Verilerinin İşlenme Amacı

Şirketin bilinirliğini arttırmak,
Toplumsal fayda ve farkındalık yaratmak,
Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
Etkinlik yönetimi,
Sosyal sorumluluk ve/veya sivil toplum aktivitelerinin planlanması ve icrası,
Sponsorluk faaliyetlerinin planlanması ve icrası.

4.3. Proje Ortağı ve Proje Katılımcılarının Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri

Bu kişisel veriler, proje bazında bizzat proje ortağı ve/veya proje katılımcılarının kendilerinden alınmaktadır. III. Kişisel Verilerinizin Güvenliği, Aktarımı ve Kişisel Verileriniz Üzerindeki Haklarınızın Kullanılması Yukarıda belirtilen kişisel veriler, Uğur Koçak Otomotiv Ltd.Şti./ Uğur Koçak Treyler Ltd.Şti. nezdinde yer alan veri tabanında 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 12 doğrultusunda gizlilik ve güvenlik gereksinimleri sağlanarak saklanmakta ve ticari amaçlarla üçüncü kişilerle paylaşılmayacaktır. Uğur Koçak Otomotiv Ltd. Şti. / Uğur Koçak Treyler Ltd. Şti. işlediğin kişisel verilerin güvenliğini sağlamak, hukuka aykırı erişimi önlemek ve hukuka aykırı veri işlemeleri engellemek amacıyla asgari olarak aşağıdaki önlemleri almaktadır:

Web sitesi üzerinden kişisel verilerin alındığı tüm sayfalar SSL sertifikası ile korunmaktadır.
Kişisel veri barındıran bilişim sistemlerinin yetkisiz erişimlere ve hukuka aykırı veri işlemelere karşı korunmasını sağlamak amacıyla hash, şifreleme, işlem kaydı,
Web sitesi ve kişisel veri barındıran tüm sistemlerin üzerinde bulunduğu network firewall ile korunmaktadır.
Web Sitemizde çevrimiçi ziyaretçilerin site kullanım alışkanlıklarını takip etmeyi hedefleyen cookie (çerez) kullanılmamaktadır.

Uğur Koçak Otomotiv Ltd. Şti. / Uğur Koçak Treyler Ltd. Şti. çevrimiçi ve fiziksel ziyaretçilere ilişkin kişisel verileri mevzuat gereği saklamakta ve talep halinde ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşabilmektedir. Tedarikçilere ilişkin kişisel veriler, temin edilen mal, ürün veya hizmete ilişkin olarak Uğur Koçak Otomotiv Ltd. Şti. / Uğur Koçak Treyler Ltd. Şti. bünyesindeki şirketler ve iştirakleri ile ve ayrıca ilgili kamu kuruluşları ile paylaşabilmektedir. Uğur Koçak Otomotiv Ltd. Şti. / Uğur Koçak Treyler Ltd. Şti. tarafından organize edilen sosyal sorumluluk projelerinin katılımcıları ve/veya proje ortaklarına ilişkin kişisel veriler ise ilgili kişinin açık rızasına istinaden basılı, görsel ve sosyal medyada paylaşılabilmektedir. Uğur Koçak Otomotiv Ltd. Şti. / Uğur Koçak Treyler Ltd. Şti. bünyesindeki şirketler ve iştirakleri için https://www.ugurgaleri.net/ adresinden bilgi edinebilirsiniz.

İşbu Kişisel Verilerin Korunması Politikasında belirtilen amaçlar ve kişisel verilerin işlenme yöntemleri kapsamında bizimle paylaşmış olduğunuz kişisel verileriniz üzerinde 6698 Sayılı Kanun md. 11 uyarınca sahip olduğunuz haklar aşağıdaki gibidir:

Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
(d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Bu haklarınızı kullanmak için iletisim@ugurkocaktreyler.com.tr mail adresi ile bizimle her zaman irtibata geçebilirsiniz.

IV. Kişisel Verilerinizin Doğru ve Güncel Olarak Muhafaza Edilmesi

Kişisel verilerini işlediğimiz ilgili kişi grupları Web Sitesi üzerinden paylaştıkları ve/veya bizzat kendilerinin verdikleri, sözleşme ilişkisi dolayısıyla alınan kişisel verilerin doğru ve güncel olmasının, KVKK anlamında kişisel verileri üzerinde sahip oldukları hakları kullanabilmeleri ve ilgili diğer mevzuat açısından önemli olduğunu bildiklerini ve yanlış bilgi verilmesinden doğacak sorumluluğun tamamen kendilerine ait olacağını kabul ve beyan etmişlerdir. Paylaşmış olduğunuz kişisel verileriniz ilgili değişiklik ve/veya güncellemeleri iletisim@ugurkocaktreyler.com.tr adresine ulaşarak yapabilirsiniz.

V. Kişisel Veri Saklama Süresi

Çevrimiçi ziyaretçilere ilişkin kişisel verilerin saklanması süresi 5651 sayılı Kanun uyarınca 2 yıldır. Fiziksel ziyaretçilere ilişkin kamera kayıtlarının saklanma süresi 30 gündür. Kimlik bilgilerine ilişkin kişisel veriler ise ilgili mevzuatta öngörülen süreler çerçevesinde saklanır. Tedarikçilere ilişkin kişisel veriler hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren mevzuat uyarınca 10 yıl süre ile saklanmaktadır.

VI. Kişisel Verilerinizin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonimleştirilmesi

İşbu Kişisel Verilerin Korunması Politikasında belirtilen amaçlarla işlenmiş olan kişisel verileriniz; 6698 Sayılı Kanun md. 7/f.1’e göre işlenmesi gerektiren amaç ortadan kalktığında ve md. 17 ve Türk Ceza Kanunu md. 138’e göre ise Kanunların belirlediği süreler geçince tarafımızca anonimleştirilerek kullanılmaya devam edilecektir.

Uğur Koçak Otomotiv Ltd. Şti. / Uğur Koçak Treyler Ltd. Şti. ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerekli kıldığı saklama süreleri sona erdiğinde, periyodik imha için öngörülen 6 aylık süre zarfında; işlediği kişisel verileri Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Rehber’de belirtilen anonim hale getirme yöntemlerinden, iş süreçleri ve faaliyetlerine en uygun olan bir veya birkaç tekniği kullanarak anonimleştirir ve bu şekilde verileri kullanmaya devam eder ya da imha eder.

VII. Kişisel Verilerin Kategorizasyonu

İLGİLİ KİŞİ GRUBU
VERİ KATEGORİSİ
Çevrimiçi ziyaretçi ve WIFI Hizmeti Kullanıcıları
Kimlik Verisi, İletişim Verisi, Hukuki İşlem Verisi
Gerçek Kişi Tedarikçi, Tedarikçi Yetkilisi, Tedarikçi Çalışanı
Kimlik Verisi, İletişim Verisi, Hukuki İşlem Verisi, Finansal Veri, Kurumsal Kimlik Verisi, Görsel ve İşitsel Veri, Özel Nitelikli Kişisel Veri, Özlük Verisi
Fiziksel Ziyaretçi
Kimlik Verisi, Görsel ve İşitsel Veri
Kimlik Verisi, İletişim Verisi, Görsel ve İşitsel Veri, Finansal Veri, Eğitim Verisi

VIII. Politikada Yapılabilecek Değişiklikler ve Güncellemeler

Uğur Koçak Otomotiv Ltd. Şti. / Uğur Koçak Treyler Ltd. Şti. bu politikada yasal düzenlemeler ve şirket politikası doğrultusunda değişiklik veya güncellemeler yapabilir. Tüm bu değişiklik ve güncellemeleri yansıtan yeni politika metni hakkında ilgili kişilere web sitesi üzerinden gerekli bilgilendirmeler yapılır.